ഗൂഗിള്‍
ഷീറ്റ്സും ഗൂഗിള്‍ ഫോംസും
ഉപയോഗിച്ച് ഒരു Online
Mark Entry Database System
പരീക്ഷകള്‍ക്ക് ശേഷം ഒരു ക്ലാസിലെ വിദ്യാര്‍ഥികള്‍ക്ക് വിവിധവിഷയങ്ങളില്‍ ലഭിച്ച സ്കോറുകളെ അതത് വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന അധ്യാപകര്‍ക്ക് ഓണ്‍ലൈനായി Google
Forms ഉപയോഗിച്ച്
Google
Sheets ലേക്ക്
Mark
Entry ചെയ്യുവാനുള്ള
2
വ്യത്യസ്ത
രീതികളാണ് ചര്‍ച്ചചെയ്യുന്നത്. പാലക്കാട് കുണ്ടൂര്‍ക്കുന്ന് TSNMHSSലെ ശ്രി പ്രമോദ് മൂര്‍ത്തി സാര്‍ അവതരിപ്പിക്കുന്ന ഈ പ്രവര്‍ത്തനം ബ്ലോഗുമായി പങ്ക് വെച്ചതിന് സാറിന് നന്ദി
Method
: 1
ഏറ്റവും
എളുപ്പത്തില്‍ ഏവര്‍ക്കും
ഒരുപോലെ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്ന
രീതിയാണ് ആദ്യം.
പ്രവര്‍ത്തനം
:
Google
Drive ല്‍
ഒരു Spreadsheet
തയ്യാറാക്കുക.
അതിന്
Mark
Entry എന്ന്
പേര് നല്കുക.
ഇതിലെ
Default
ആയ
ഷീറ്റിനെ Students
എന്ന
Rename
ചെയ്ത്
ഇതിലെ ഒന്നാമത്തെ
കോളത്തില്‍ (Column
A)ക്ലാസ്സിലെ
കുട്ടികളുടെ പേരുകള്‍
മാത്രം സംപൂര്‍ണ്ണയില്‍നിന്ന്
Copy
എടുത്ത്
Paste
ചെയ്യുക.
ഒരു
ഗൂഗിള്‍ ഫോം Create
ചെയ്ത്
അതിന് 10B-FLAN
(ഒന്നാംഭാഷ)എന്ന്
നാമകരണം ചെയ്യുക.
ഈ
ഫോമിലെ ഒന്നാമത്തെ ചോദ്യമായി
“Select
the Student “ എന്ന്
ടൈപ്പ് ചെയ്ത് അതിന്റെ ഉത്തരം
Dropdown
List ആയി
ക്രമീകരിക്കുക.
Copy
ചെയ്ത
പേരുകള്‍ Dropdown
List ലെ
ഒന്നാമത്തെ Option
ക്ലിക്ക്
ചെയ്ത് Paste
ചെയ്യുക.
ഇതോടെ
ആ പേരുകളെല്ലാം Drop
Down List ല്‍
ചേര്‍ക്കപ്പെടും.
ഈ
Form
ന്റെ
Preview
Link ഉപയോഗിച്ച്
ഒന്നാം ഭാഷ പഠിപ്പിക്കുന്ന
അദ്ധ്യാപകന് കുട്ടികളുടെ
മാര്‍ക്കുകള്‍ Mob
/ Computer വഴി
Online
ആയി
രേഖപ്പെടുത്തുവാനും ക്ലാസ്സ്
ടീച്ചര്‍ക്ക് തന്റെ Google
Drive ലെ
Mark
Entry എന്ന
Google
Sheets ല്‍
സൂക്ഷിക്കുവാനും സാധിക്കും.
ഇപ്പോള്‍
തയ്യാറാക്കിയ FLAN
ന്റെ
Google
Form ന്റെ
ആവശ്യമായ പകര്‍പ്പുകള്‍
(Copies)
എടുത്ത്
മറ്റുവിഷയങ്ങള്‍ക്കും ഇതു
പോലെ തയ്യാറാക്കാം.
Mark
List Consolidation :
എല്ലാ
മാര്‍ക്കുകളും Entry
ചെയ്ത്
കഴിഞ്ഞാല്‍ Mark
Entry എന്ന
ഷീറ്റിലെ Students
എന്ന
ഷീറ്റില്‍ ഒന്നാമത്തെ കുട്ടിയുടെ
പേരിന്റെ നേരെയുള്ള കള്ളിയില്‍
=FLAN!C2
എന്ന
Formula
ടൈപ്പ്
ചെയ്യുക
(ഇതില്‍
FLAN
എന്നത്
ഒന്നാം ഭാഷയുടെ Google
Form ന്റെ
Response
കള്‍
ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ,
Mark Entry എന്ന
സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റിലെ FLAN
എന്ന
ഷീറ്റിന്റെ പേര് ആണ്.)
അതേ
വരിയില്‍ തുടര്‍ന്നുള്ള 9
കള്ളികളില്‍
=MAL2!C2
=ENG!C2
=HINDI!C2
=SS!C2
=PHY!C2
=CHE!C2
=BIO!C2
=MATHS!C2
=IT!C2
എന്നീ
Formula
കള്‍
ക്രമമായി ടൈപ്പ്
ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന്
ഫോര്‍മുലകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത
10
കള്ളികളും
ഒരുമിച്ച് Select
ചെയ്ത്
അവസാനത്തെ കുട്ടിയുടെ വരികൂടി
ഉള്‍പ്പെടുന്നതു വരെ Drag
ചെയ്യുക.
ഇതോടെ
Mark
Entry എന്ന
സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റിലെ വിവിധ
ഷീറ്റുകളില്‍ ശേഖരിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന
ഓരോ കുട്ടിയുടെയും മാര്‍ക്കുകകള്‍
ഒരൊറ്റ ഷീറ്റിലേക്ക് Consolidated
ചെയ്യപ്പെടും.
ഈ
വിവരങ്ങള്‍ Select
All ചെയ്ത്
LibreOffice
Calc ലേക്ക്
Copy
& Paste ചെയ്ത്
മറ്റുകാര്യങ്ങള്‍ Offline
ആയി
ചെയ്യാം.
കുറവുകള്‍
:
ഇത്
ഒരു യതാര്‍ത്ഥ Database
Entry Form അല്ല.
Entry
ചെയ്തശേഷം
Form
ഉപയോഗിച്ച്
Edit
ചെയ്യുവാന്‍
സാധ്യമല്ല.
ഒന്നില്‍
കൂടുതല്‍ തവണ Entry
വന്നുവോ
എന്ന് തിരിച്ചറിയാന്‍ Entry
ചെയ്യുന്ന
ആള്‍ക്ക് സാധിക്കില്ല
Dropdown
List ലെ
പേരുകളുടെ അതേ ക്രമത്തില്‍
തന്നെവേണം Entry
ചെയ്യുവാന്‍.
അല്ലെങ്കില്‍
അവസാനം Consolidated
Marklist (Div Wise) തയ്യാറാക്കല്‍
ദുഷ്കരമാകും.
മേന്മ
:
സൗകര്യപ്രദമായ
സ്ഥല /സമയമുപയോഗിച്ച്
Entry
നടത്താം.
Click here for the Video Tutorial
Click Here for the Help File
Method : 2
ആദ്യത്തെ രീതിയില്‍ ഒരു വിഷയത്തിന്റെ മാര്‍ക്കുകള്‍ Enter ചെയ്യുവാന്‍ ക്ലാസ്സില്‍ എത്ര കുട്ടികളുണ്ടോ അത്ര പ്രാവശ്യം Form Submit ചെയ്യണമായിരുന്നു. എന്നാല്‍ Google App Script (GAS) എന്ന programming language ഉപയോഗിച്ച്അതു പരിഹരിച്ച രീതിയാണ് ഇത്.
ഇതില്‍ ഒരു ഫോമില്‍ എല്ലാ കുട്ടികളുടെയും പേരുകള്‍ Mark Entry എന്ന ഷീറ്റില്‍ നിന്ന് GAS വഴി Automatic ആയി Short Answer type Questions ആയി ചേര്‍ക്കപ്പെടും.
ഇതിന്റെ ഉത്തരമായി കുട്ടിക്കു ലഭിച്ച മാര്‍ക്ക് നല്കിയാല്‍മതി. അപ്പോള്‍ ഒരൊറ്റ Submit ലൂടെ ക്ലാസ്സിലെ എല്ലാ കുട്ടികളുടെയും മാര്‍ക്കുകള്‍ ഫോമിന്റെ Response Sheet ലേക്ക് ചേര്‍ക്കപ്പെടും.
അപ്പോള്‍ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്നം , ചോദ്യങ്ങളും ( ഇവിടെ കുട്ടികളുടെ പേരുകള്‍ ) ഉത്തരങ്ങളും (കുട്ടിയുടെ മാര്‍ക്ക്) 2 വരികളിലായി (2 Rows ) ആണ് Sheet ല്‍ രേഖപ്പെടുക എന്നതാണ്. ഇതിനെ മറികടക്കാന്‍ Paste – Transpose എന്ന സങ്കേതം ഉപയോഗിച്ച് 2 Columns ആയി Copy – Paste ചെയ്താല്‍ മതിയല്ലോ !!
പ്രവര്‍ത്തനം :
• Google Drive ല്‍ ഒരു Spreadsheet തയ്യാറാക്കുക. അതിന് Mark Entry എന്ന് പേര് നല്കുക.
• ഇതിലെ Default ആയ ഷീറ്റിനെ Students എന്ന Rename ചെയ്ത് ഇതിലെ ഒന്നാമത്തെ കോളത്തില്‍ (Column A)ക്ലാസ്സിലെ കുട്ടികളുടെ പേരുകള്‍ മാത്രം സംപൂര്‍ണ്ണയില്‍നിന്ന് Copy എടുത്ത് Paste ചെയ്യുക.
• ഈ Mark Entry എന്ന ഷീറ്റിന്റെ Tools – Script Editor എന്ന ക്രമത്തില്‍ ക്ലിക്കു ചെയ്യുക.
• അപ്പോള്‍ തുറന്നുവരുന്ന ജാലകത്തിലെ code.gs എന്ന ഫയലില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് എല്ലാ വിവരങ്ങളും Select All ചെയ്ത് Delete ചെയ്യുക.
• തുടര്‍ന്ന് ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ തുറന്നു വരുന്ന GoogleForm ല്‍ ദൃശ്യമായ
Appscript code (Function മുതല്‍....... } ബ്രാക്കറ്റ് കൂടി) മൗസ്ഉപയോഗിച്ച് copy ചെയ്ത് code.gs എന്ന Script Editor ല്‍ Paste ചെയ്യുക.
• Script Editor ജാലകത്തിലെ Save മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ലഭിക്കുന്ന Dialogue Box ല്‍ appscript എന്ന പേര് നല്കി Save ചെയ്യുക.
ഇതേ ജാലകത്തിലെ Debug എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്
Review Permissions സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക.
അപ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന Sign in ജാലകത്തില്‍ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
• താഴെ തന്നിരിക്കുന്നതുപോലെ Script പ്രവര്‍ത്തിപ്പിക്കുവാനുള്ള Authorization Allow ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന് Automatic ആയി ഈ സ്ക്രിപ്റ്റ് പ്രവര്‍ത്തിപ്പിക്കുന്നതിനായി
Step 1
Step 2
Step 3
എന്നീ 3 ചിത്രങ്ങളിലേതു പോലെ അടയാളപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ബട്ടണുകള്‍ മാത്രം ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന് Appscript ലെ code.gs എന്ന ഫയലിന്റെ Debug ബട്ടണ്‍ ഒന്നു കൂടി ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് precess കഴിയുന്നതുവരെ കാക്കുക.
തുടര്‍ന്ന് Appscript ന്റെ 2 ജാലകങ്ങളും Mark Entry എന്ന ഷീറ്റും close ചെയ്യുക.
MyDrive ന് താഴെയുള്ള Recent ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍
NewForm എന്ന പേരില്‍ ഒരു പുതിയ Google Form സൃഷ്ടിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടായിരിക്കും.
ഇത് Right Click ചെയ്ത് FLAN എന്ന് Rename ചെയ്യുക.
ഈ Form ന്റെ Preview Link ഉപയോഗിച്ച് ഒന്നാം ഭാഷ പഠിപ്പിക്കുന്ന അദ്ധ്യാപകന് കുട്ടികളുടെ മാര്‍ക്കുകള്‍ Mob / Computer വഴി Online ആയി രേഖപ്പെടുത്തുവാനും ക്ലാസ്സ് ടീച്ചര്‍ക്ക് തന്റെ Google Drive ലെ Mark Entry എന്ന Google Sheets ല്‍ സൂക്ഷിക്കുവാനും സാധിക്കും.
ഇപ്പോള്‍ തയ്യാറാക്കിയ FLAN ന്റെ Google Form ന്റെ ആവശ്യമായ പകര്‍പ്പുകള്‍ (Copies) എടുത്ത് മറ്റുവിഷയങ്ങള്‍ക്കും ഇതു പോലെ തയ്യാറാക്കാം.
Mark List Consolidation :
ഓരോ Response Sheet ലും വിവരങ്ങള്‍ 2 വരികളിലായി വിലങ്ങനെയായിരിക്കും രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടാകുക.
ഈ 2 row കളും സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് Copy ചെയ്യുക.
മൂന്നാമത്തെ വരിയിലെ ആദ്യത്തെ കള്ളിയില്‍ (A3) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Edit – PasteSpecial – Paste Transposed എന്ന ക്രമത്തില്‍ Paste ചെയ്യുക.
എല്ലാ വിഷയങ്ങളുടെയും മാര്‍ക്കുകളും Entry ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ Mark Entry എന്ന ഷീറ്റിലെ Students എന്ന ഷീറ്റില്‍ ഒന്നാമത്തെ കുട്ടിയുടെ പേരിന്റെ നേരെയുള്ള കള്ളിയില്‍
=FLAN!B4 എന്ന Formula ടൈപ്പ് ചെയ്യുക
(ഇതില്‍ FLAN എന്നത് ഒന്നാം ഭാഷയുടെ Google Form ന്റെ Response കള്‍ ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന , Mark Entry എന്ന സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റിലെ FLAN എന്ന ഷീറ്റിന്റെ പേര് ആണ്.)
അതേ വരിയില്‍ തുടര്‍ന്നുള്ള 9 കള്ളികളില്‍
=MAL2!B4
=ENG!B4
=HINDI!B4
=SS!B4
=PHY!B4
=CHE!B4
=BIO!B4
=MATHS!B4
=IT!B4
എന്നീ Formula കള്‍ ക്രമമായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന് ഫോര്‍മുലകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത 10 കള്ളികളും ഒരുമിച്ച് Select ചെയ്ത് അവസാനത്തെ കുട്ടിയുടെ വരികൂടി ഉള്‍പ്പെടുന്നതു വരെ Drag ചെയ്യുക.
ഇതോടെ Mark Entry എന്ന സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റിലെ വിവിധ ഷീറ്റുകളില്‍ ശേഖരിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന ഓരോ കുട്ടിയുടെയും മാര്‍ക്കുകകള്‍ ഒരൊറ്റ ഷീറ്റിലേക്ക് Consolidated ചെയ്യപ്പെടും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ Select All ചെയ്ത് LibreOffice Calc ലേക്ക് Copy & Paste ചെയ്ത് മറ്റുകാര്യങ്ങള്‍ Offline ആയി ചെയ്യാം
കുറവുകള്‍ :
• ഇത് ഒരു യതാര്‍ത്ഥ Database Entry Form അല്ല.
• Entry ചെയ്തശേഷം Form ഉപയോഗിച്ച് Edit ചെയ്യുവാന്‍ സാധ്യമല്ല.
മേന്മ :
ഒരു Submit ലൂടെ എല്ലാ കുട്ടികളുടെയും Mark Entry ഒരുമിച്ച് ചെയ്യാം
സൗകര്യപ്രദമായ സ്ഥല /സമയമുപയോഗിച്ച് Entry നടത്താം.
