GO(P) No 38/2026/Fin DATED 05.03.2026 ലെ ധനകാര്യവകുപ്പ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം നോണ് ഗസറ്റഡ് തസ്തികയില് നിന്നും ഗസറ്റഡ് തസ്തികയിലേക്ക് പ്രമോഷന് ലഭിക്കുന്ന ജീവനക്കാരുടെ രേഖകള് അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിന്റെ ഓഫീസിലേക്ക് സ്പാര്ക്ക് മുഖേന ഓണ്ലൈനായി സമര്പ്പിക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.
- ഇതിന്റെ ആദ്യഘട്ടത്തില് നിലവിലെ സ്ഥാപനത്തില് നിന്നും സര്വീസ് ബുക്കിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയ ശേഷം എല്ലാ പേജുകളും സ്കാന് ചെയ്ത് 100KB യില് താഴെയുള്ള ഫയലാക്കി അപ്ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.ഇപ്രകാരം ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് സര്വീസ് വിവരങ്ങളും ലീവ് വിശദാംശങ്ങളും കൃത്യമാക്കിയിട്ടുണ്ട് എന്നുറപ്പാക്കണം. സറണ്ടര് ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്നതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡ്യൂട്ടി സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് ഉള്പ്പെടുത്തി Earned Leave വിശദാംശങ്ങള് ശരിയായി രേഖപ്പെടുത്താന് മറക്കരുത്. ഇതിനായി Service Matters -> Scanned Service Book -> Upload Scanned Service Book എന്ന ക്രമത്തിലാണ് അപ്ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടത്. ഇതിായയി Department, Office, DDO Code,Bill Type എന്നിവ നല്കി Select Emploee മുഖേന ജീവനക്കാരനെ തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം Upload Scanned Service Book എന്നതിന് നേരെ Select File വഴി ഫയല് തിരഞ്ഞെടുത്ത് നിര്ദ്ദേശപ്രകാരം അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക. . തുടര്ന്ന് അപ്ലോഡ് ചെയ്ത ഫയല് അപ്രൂവ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. Service Matters -> Scanned Service Book ->Verify Scanned SB എന്ന ക്രമത്തില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.തുറന്ന് വരുന്ന പേജില് ആവശ്യമായ ഫീല്ഡുകള് തിരഞ്ഞെടുത്ത് ജീവനക്കാരന്റെ അപ്ലോഡ് ചെയ്ത സര്വീസ് ബുക്ക് പരിശോധിക്കുക.എല്ലാം ശരിയെങ്കില് Remarks എന്നതില് Verified എന്ന് ചേര്ക്കുക.അതിന് ശേഷം ചുവടെയുള്ള I certify that I have verified the Service book before approving എന്നതിന്റെ ഇടത് വശത്തെ ചെക്ക് ബോക്സില് ടിക്ക് മാര്ക്ക് ചെയ്ത് Submit ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.അപ്പോള് വരുന്ന Are you sure to approve Scanned SB? എന്നതില് OK നല്കുന്നതോടെ Service Book has approved successfully എന്ന മെസേജ് ലിക്കുകയും സര്വീസ് ബുക്ക് അപ്ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ടാവും
- ഇതിന് ശേഷം പ്രമോഷന് വിവരങ്ങള് രേഖപ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് ഇതിനായി Service Matters -> Promotion / Grade / Reversion -> Enter Promotion Order Details (Non Gazetted) എന്ന ക്രമത്തില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക തുറന്ന് വരുന്ന പേജില് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് നല്കുക. ഇതില് Service Category എന്നതില് State Gazetted എന്നാണ് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് .New Designation എന്നതില് ആ തസ്തികയുടെ Scale of Pay പരിശോധിച്ച് ശരിയായ തസ്തിക തിരഞ്ഞെടുക്കണം. പ്രമോഷന് തസ്തികയില് ജോലിയില് പ്രവേശിച്ച തീയതി ആണ് Effective Date ആയി നല്കേണ്ടത് .Promotion to Gazetted Category എന്ന് Remarks ആയി നല്കി Insert ബട്ടണ് അമര്ത്തുക. Are you sure to Proceed? എന്ന മെസേജിന് OK അമര്ത്തുക.നല്കിയ വിവരങ്ങള് ഉള്പ്പെട്ട പേജ് ലഭിക്കും . ഇതിന് താഴെ Govt. orders to read with എന്നതില് ഒന്നും ചേര്ക്കേണ്ടതില്ല. Orders to be conveyed toഎന്നതില് ജീവനക്കാരന്റെ പേര് നല്കി Confirm അമര്ത്തുക.Data once saved cannot be reverted. Are you sure to Proceed? എന്ന മെസേജ് ലഭിക്കും.OK നല്കുന്നതോടെ Data updated successfully എന്ന മെസേജ് ലഭിക്കും.
- തുടര്ന്ന് പ്രമോഷന് ലഭിച്ച ജീവനക്കാരനെ സ്പാര്ക്കില് നിന്നു് റിലീവ് ചെയ്യുന്നതിന് Service Matters -> Promotion / Grade / Reversion -> Relieve on Promotion തുറന്ന് വരുന്ന പേജില് Department, Office, Employee എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുത്ത് Departmental Transfer എന്നതില് Present Department, Present Office, Designation,Last Pay/Off/Desig Change Date എന്നിവ വന്നിട്ടുണ്ടാവും .Enter Relieving Details എന്ന ഭാഗത്ത് വിവരങ്ങള് കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുക.Transferred to Department, District, Transferred to Office, Designation, Transfer Order Number, എന്നിവ വന്നിട്ടുണ്ടാകും. Whether part salary to be processed: Yes എന്ന് വന്നിട്ടുണ്ടാവും. എല്ലാം ശരിയെന്നുറപ്പാക്കി Confirm and update data അമര്ത്തുക. This will update the data permanently, which cannot be reversed, click OK if you are sure.എന്ന മെസേജിന് OK നല്കുക. ഇതോടെ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ വിവരങ്ങള് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് മാറ്റപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടാവും
- പുതിയ ഓഫീസില് ജോയിന് ചെയ്യിക്കുന്നതിന് Service Matters -> Promotion / Grade / Reversion -> Join on Promotion എന്ന ക്രമത്തില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.ലഭിക്കുന്ന പേജിന്റെ ഇടത് ഭാഗത്ത് ജിവനക്കാരന്റെ വിശദാംശങ്ങള്ക്ക് നേരെയുള്ള Select ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.Do you want to post the employee to the sub office: എന്നതിന് No നല്കിയാല് മതി. Date of Joining in New Office : എന്നതിന് നേരെ പുതിയ ഓഫീസില് ജോയിന് ചെയ്ത തീയതി ചേര്ക്കുക. New Basic Pay എന്നതില് അവസാനം വാങ്ങിയ ബേസിക്ക് പേ ആണ് ചേര്ക്കേണ്ടത്.New Category ആയി State Gazetted നല്കി Bill Type തിരഞ്ഞെടുക്കുക. എല്ലാവിവരങ്ങളും ശരിയെന്നുറപ്പാക്കി Confirm ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
- അടുത്ത ഘട്ടത്തില് ആദ്യ സ്ഥാപനത്തില് നിന്നും പാര്ട്ട് സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുക എന്നതാണ് Salary Matters -> Processing -> Salary -> Monthly Salary Processing എന്ന ക്രമത്തില് പ്രവേശിച്ച് Month / Year നല്കി Select Employees ല് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ജീവനക്കാരനെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്ത് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുക
- അടുത്തതായി Salary Matters -> Other Reports -> L.P.C. ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് L.P.C.തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് Department, Office എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുത്ത് Month and Year of Relieving എന്നതിന് നേരെ ജീവനക്കാരനെ റിലീവ് ചെയ്ത മാസവും വര്ഷവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ആ പേജില് കാണുന്ന Generate LPC ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് LPC പി ഡി എഫ് രൂപത്തില് ലഭ്യമാകും ഇത് ഡൗണ്ലോഡ് ചെയ്ത് ഒപ്പും സീലും വെച്ച് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് അയച്ച് നല്കണം
- പ്രമോഷന് ലഭിച്ച ജീവനക്കാരന്റെ വിശദാംശങ്ങള് AG യിലേക്ക് അയക്കുക ആണ് അടുത്ത ഘട്ടം Service Matters -> Promotion / Grade / Reversion -> NGO to SDO promotion intimation to AG എന്ന ക്രമത്തില് പ്രവേശിച്ച് List of Employees Transferred to This Office എന്നതില് ജീവനക്കാരന്റെ വിശദാംശങ്ങള് ഉള്പ്പെട്ട വരിയുടെ ഇടത് വശത്തുള്ള Select ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. മുമ്പ് നല്കിയ വിവരങ്ങള് അതില് ദൃശ്യമാകും . Date of Joining in New Office : , FN / AN, New Categoryഎന്നിവ നല്കി Upload Promotion Orderഎന്നതിന് നേരെയുള്ള Browse ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പ്രമോഷന് ഓര്ഡര് PDF രൂപത്തില് സേവ് ചെയ്തത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക Upload Relieving Order എന്നതിന് നേരെ Browse ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സ്കാന് ചെയ്ത് സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന Relieving Order തിരഞ്ഞെടുക്കുക.അതിന് ശേഷംUpload Joining Order ഉപയോഗിച്ച് തയ്യാറാക്കി സേവ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന Joining Order തിരഞ്ഞെടുക്കുക.ഇത് പോലെ LPC യും അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക.. അതിന് താഴെയുള്ള Joining CTC യും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.എല്ലാം തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം DSC കണക്ട് ചെയ്ത ശേഷം Digitally Sign CTCക്ലിക്ക് ചെയ്യുക തുറന്ന് വരുന്നതില് DSC Token Password ടൈപ്പ് ചെയ്ത് OK അമര്ത്തുക.NICD Sign XML Viewerഎന്ന തുറന്ന് വരുന്ന വിന്ഡോയുടെ വലത് വശത്തുള്ള Confirm Sign അമര്ത്തുക.അപ്പോള് Joining intimation has been successfully forwarded to AG എന്ന മെസേജ് ലഭിക്കുംഇതോടെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും AG യിലേക്ക് അയച്ചിട്ടുണ്ടാവും.