സ്കൂൾ ഉച്ചഭക്ഷണപദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവിധ രജിസ്റ്ററുകൾ തയാറാക്കുക എന്നത് വളരെയേറെ ശ്രമകരമായ ഒരു ജോലിയാണ്. അത് എളുപ്പമാക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ഒരു വർക്ക്ബുക്കാണിത്. EXCEL 2007 ലാണ് ഇത് തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. EXCEL 2007 അല്ലെങ്കിൽ 2010 ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത കമ്പ്യുട്ടറുകളിൽ ഇത് പൂർണരൂപത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കില്ല. ഇത് ഉപയോഗിച്ച് NMP I , K 2, Consolidated Noonfeeding Attendance Register, School Monthly Data Capture Format, Noonfeeding Accounts Register, Statement of Expenditure എന്നിവ തയ്യാറാക്കാനും ചെലവുകൾ ക്രമീകരിക്കാനും കഴിയും.
കുട്ടികളുടെ എണ്ണത്തിനനുസരിച്ച്‌ മൂന്നു വർക്ക്‌ബുക്കുകളാണ് തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. Feeding Strength 150 വരെയുള്ള സ്കൂളുകൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാനായി ഒന്നും 151 മുതൽ 500 വരെ യുള്ളിടത്ത് ഉപയോഗിക്കാൻ മറ്റൊന്നും 500 ൽ കൂടുതൽ കുട്ടികൾ ഉള്ളിടത്തെക്കായി മൂന്നാമത് ഒന്നും ആണ് എടുക്കേണ്ടത്. ഇവയെല്ലാം ഈ ബ്ലോഗിൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാം.
Macro Enable ചെയ്യാത്ത ഒരു സാധാരണ വർക്ക്‌ബുക്ക്‌ മാത്രമാണിത്. ഈ വർക്ക്‌ബുക്കിന്റെ ഒരു കോപ്പി കമ്പ്യുട്ടറിൽ സൂക്ഷിച്ചു അതിൽനിന്നും ഓരോ കോപ്പി ഓരോ മാസത്തേക്കും എടുത്തു ഉപയോഗിക്കാം. ഡാറ്റ ചേർത്ത് ആവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകളുടെ പ്രിന്റ്‌ എടുത്തു കഴിഞ്ഞ ശേഷം ആ ഫയൽ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുകയോ സൂക്ഷിക്കുകയോ ആവാം. സൂക്ഷിക്കുന്നെങ്കിൽ ആ ഫയലിനു ആ മാസത്തിന്റെ പേര് ചേർത്ത് സേവ് ചെയ്‌താൽ പിന്നീട് എടുത്ത് ഉപയോഗിക്കാൻ എളുപ്പമാവും.
വർക്ക്‌ബുക്കിന്റെ താഴെ ഭാഗത്ത്‌ ഇതിലുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ പേരുകൾ കാണാം.
Click to enlarge image
ഇതിൽ Basic Data എന്ന ഷീറ്റിലാണ്
സ്കൂളിനെക്കുറിച്ചുള്ള അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുന്നത്. ഇത്
സൂക്ഷിച്ചുവയ്ക്കുന്ന കോപ്പിയിൽ ചേർത്ത് വച്ചാൽ പിന്നീട് മാറ്റേണ്ടതില്ല.
Click to enlarge image
ഇതിൽ വിവരങ്ങൾ ചേർത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ അടുത്ത ഷീറ്റ് ആയ Monthly Data യിൽ ആ മാസത്തെ കുട്ടികളുടെയും അരിയുടെയും കണക്ക് ചേർക്കാം.
Monthly Data ഷീറ്റിൽ ആദ്യം കൊല്ലം, മാസം
എന്നിവ പച്ച കള്ളികളിൽ മാറ്റി കൊടുക്കുക. പിന്നീട് 'Date' എന്ന
കോളത്തിനു താഴെ ഭക്ഷണം കൊടുത്ത തിയ്യതികൾ ചേർത്തികൊടുക്കാം. (ഭക്ഷണം
കൊടുക്കാത്ത ദിവസമാണ് അരി കൊണ്ടുവന്നതെങ്കിൽ ആ ദിവസം കൂടി ഉൾപ്പെടുത്താം.
എന്നാൽ ആ ദിവസം കുട്ടികളുടെ എണ്ണം ചേർക്കരുത്. '0' എന്നും ചേർക്കാൻ
പാടില്ല. ചേർത്താൽ Feeding Days എണ്ണം കൂടിപ്പോകും.) അതിന് ശേഷം ഓരോ
ക്ലാസിലെയും ആണ്‍കുട്ടികളുടെയും പെണ്‍കുട്ടികളുടെയും എണ്ണം ഓരോ ദിവസത്തേതും
ചേർക്കുക. ഓരോ ക്ലാസ്സിലെയും Feeding Strength മുകളിലെ ആഷ് കളർ
കള്ളികളിലും ചേർക്കുക. 5 മുതൽ 8 വരെ ക്ലാസുകളിലെ എണ്ണം ചേർക്കാൻ മറ്റൊരു
ടേബിൾ താഴെയുണ്ട്. കുട്ടികളുടെ എണ്ണം മുഴുവൻ ചേർത്തികഴിഞ്ഞാൽ ആ
മാസത്തിന്റെ ആരംഭത്തിൽ ഉള്ള സ്റ്റോക്ക്‌ Opening stock of Rice എന്ന
കള്ളിയിൽ ചേർക്കുക.
Click to enlarge image
അതിനുശേഷം ആ മാസം ലഭിച്ച അരിയുടെ അളവ് ലഭിച്ച തിയ്യതിക്ക് നേരെ ചേർക്കുക.NMP I, K2, MDCF, Consolidated NF Attendance Register എന്നിവ തയ്യാറാക്കാൻ ഇത്രയും മതിയാകും.ഇനി 'PLANNER' എന്ന ഷീറ്റ് പരിചയപ്പെടാം.
ഉച്ചഭക്ഷണപരിപാടി പ്ലാൻചെയ്യുന്നതിനും
അക്കൗണ്ട്‌കൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമാണ് ഇത്. ഉച്ച ഭക്ഷണം കൊടുത്ത ദിവസങ്ങളിൽ
ചെലവഴിച്ച തുക ഇനം തിരിച്ചു ചേർത്തികൊടുക്കണം. അപ്പോൾ ആ
ദിവസങ്ങളിലേക്ക് ലഭിക്കാവുന്ന കുക്കിംഗ്‌ ചാർജും മറ്റു ചെലവുകൾക്കായുള്ള
പരമാവധിതുകയും അതിൽ ചെലവഴിച്ചതുകയും എത്ര തുക ബാലൻസ് ആയി ഉണ്ടെന്നും മുകളിൽ
കാണാം. ഇതനുസരിച്ച് ഭക്ഷണം മെച്ചപ്പെടുത്തുകയോ ചെലവ് ചുരുക്കുകയോ
ചെയ്യാം. ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന വിവരങ്ങളാണ് അക്കൗണ്ടുകളിലേക്ക്
പോകുന്നത്.
Noonfeeding Accounts Register ൽ മാസാരംഭത്തിൽ ഉള്ള ബാലൻസ് ചേർക്കണം. ഇത് കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ അക്കൗണ്ട്‌ നോക്കി അതിൽ കാണുന്ന അവസാനദിവസത്തെ ബാലൻസ് ചേർക്കണം. PLANNER ൽ കൊടുത്ത സംഖ്യകൾ അക്കൌണ്ടീൽ വന്നിരിക്കും. ബാങ്കിൽ നിന്നും പണം പിൻവലിച്ച ദിവസം അത് ചേർക്കുക. അക്കൌണ്ടീൽ ഏതെങ്കിലും ഇനത്തിന്റെ പേര് മാറ്റികൊടുക്കണമെങ്കിൽ അത് അക്കൌണ്ടിന്റെ പുറത്തുള്ള പച്ച കള്ളികളിൽ ചേർത്തി കൊടുത്താൽ അത് അക്കൌണ്ടീൽ വന്നുകൊള്ളും.
Statrment of Expenditure എന്ന ഷീറ്റിൽ സാധനങ്ങളുടെ അളവ് വേണമെങ്കിൽ ചേർത്തിക്കൊടുക്കാം. വൗച്ചർ നമ്പറിന്റെ അവസാനഭാഗം പട്ടികയ്ക്ക് പുറത്തുള്ള പച്ച കള്ളിയിൽ ചേർത്തികൊടുത്താൽ അതിനനുസരിച്ച് Voucher No കോളത്തിൽ വന്നുകൊള്ളും.
ഇനി പ്രിന്റ്‌ എടുക്കുന്നത് എങ്ങിനെയെന്ന് നോക്കാം. വിൻഡോയുടെ മുകളിലെ വലത്തേ മൂലയിൽ കാണുന്ന ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്‌താൽ വരുന്ന ലിസ്റ്റിൽ കാണുന്ന 'Print' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.