SSLC പരീക്ഷക്ക് മുന്നോടിയായി വിദ്യാലയത്തില്‍ നിലവിലുള്ള വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ജനുവരി നാലിനകം സമ്പൂര്‍ണയില്‍ തെറ്റുകള്‍ തിരുത്തി Update ചെയ്യണമെന്ന് നിര്‍ദ്ദേശം ലഭിച്ചിട്ടുണ്ട്. വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ ഫോട്ടോകള്‍ 150പിക്സല്‍ വീതിയും 200 പിക്സല്‍ ഉയരവും 20മുതല്‍ 30 KB സൈസിലുള്ള ബ്ലാക്ക് & വൈറ്റ് ഫോട്ടോ ആണ് അപ് ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടത്. ഇതും സര്‍ക്കുലറില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന 30 ഫീല്‍ഡിലെ വിവരങ്ങള്‍ ആണ് പ്രധാനമായും തെറ്റുകള്‍ തിരുത്താന്‍ നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഇത് പരിശോധിക്കുന്നതിനായി ഓരോ കുട്ടികളുടെയും വിശദാംശങ്ങള്‍ സമ്പൂര്‍ണയിലെ റിപ്പോര്‍ട്ട് , മെയില്‍ മെര്‍ജ് എന്നീ സങ്കേതങ്ങള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ഓരോ കുട്ടിയുടെയും വിശദാംശങ്ങള്‍ ഓരോ ഷീറ്റുകളിലായി തയ്യാറാക്കുന്നതെങ്ങനെ എന്നതാണ് ഇവിടെ വിശദീകരിക്കുന്നത്. പത്താം ക്ലാസിലെ ഐ ടി പാഠപുസ്തകത്തിലെ രണ്ടാമത്തെ അധ്യായത്തിലെ പഠനപ്രവര്‍ത്തനം എന്ന നിലയില്‍ പത്തിലെ ഐ ടി അധ്യാപകര്‍ക്കും വിദ്യാര്‍ഥികള്‍ക്കും പരിചിതമാണെങ്കിലും ഇത് തയ്യാറാക്കുന്ന രീതി ചുവടെ വിശദീകരിക്കുന്നു. സര്‍ക്കുലറില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് തയ്യാറാക്കി വേര്‍ഡ് ഫയലായി സേവ് ചെയ്യുകയാണ് ആദ്യം വേണ്ടത്. ഇത് ചുവടെ ലിങ്കില്‍ നല്‍കിയിരിക്കുന്ന Blank Document ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് സ്കൂളിന്റെ പേര് ഉള്‍പ്പെടുത്തി കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ .odt ഫയലായി സേവ് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്ന അഡ്രസ് ലിസ്റ്റ് സമ്പൂര്‍ണ്ണയിില്‍ നിന്നും തയ്യാറാക്കുക.. ഇതിനായി സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് Dashboardലെ Reportsഎന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
മുകളിലെ ജാലകത്തിന് ചുവടെ സ്ക്രോള്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ വിദ്യാലയത്തിലെ വിവിധ വര്‍ഷങ്ങളിലെ ക്ലാസുകളുടെയും ഡിവിഷനുകളുടെയും ലിസ്റ്റുകള്‍ ലഭിക്കും ഇതില്‍ ഈ വര്‍ഷത്തെ പത്താം ക്ലാസ് ഡിവിഷനുകള്‍ കണ്ടെത്തി അവയില്‍ ഇടത് വശത്തെ ചതുരത്തില്‍ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കുക.
ഇതിന് താഴെ Select and order the fields to be shown in the report എന്നതില്‍ നിന്നും നമ്മുടെ സര്‍ക്കുലറില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന 30 ഫീല്‍ഡുകളെ ആ ക്രമത്തില്‍ വലത് വശത്തേക്ക് മാറ്റുക
ഈ ക്രമത്തില്‍ നമുക്കാവശ്യമായ ഫീല്‍ഡുകളെ എല്ലാം വലത് വശത്തേക്ക് അതേ ക്രമത്തില്‍ മാറ്റുക. Status എന്നതൊഴികെയുള്ള എല്ലാ ഫീല്‍ഡുകളെയും മാറ്റാന്‍ സാധിക്കും. Address എന്നതിനായി
Street Name,
ഇവയെ വലത് വശത്തേക്ക് മാറ്റുക. Local Body എന്നതില്‍ Grama panchayath, Municipality, Corporation ഇവയെ വലത് വശത്തേക്ക് മാറ്റുക. സര്‍ക്കുലറില്‍ തന്നത് അല്ലാതെ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ കൂടി ഈ ഫോര്‍മാറ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട് അതും വലത് വശത്തേക്ക് മാറ്റുക.ചുവടെ കാണുന്ന മാതൃകയിലാവും ലഭിക്കുക
തുടര്‍ന്ന് ഏറ്റവും ചുവട്ടിലായുള്ള Save Button ഉപയോഗിച്ച് ഈ ലിസ്റ്റിനെ സേവ് ചെയ്യുക
തുടര്‍ന്ന് Dashboard ലെ Reports എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
ലഭിക്കുന്ന ജാലകത്തില്‍ Show All Reports എന്നത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
ഏറ്റവും അവസാനമായി ഇപ്പോള്‍ തയ്യാറാക്കിയ റിപ്പോര്‍ട്ട് കാണാവുന്നതാണ് ഇതിലെ Show Report എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
ലഭിക്കുന്ന ജാലകത്തിന് മുകളിലെ Export csv എന്നത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
File -> Save As വഴി ഈ ഫയലിനെ A List Address എന്ന പേരില്‍ സേവ് ചെയ്യുക. സേവ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ .ods എന്ന ഫയല്‍ എക്സറ്റന്‍ഷനോട് കൂടി മുമ്പ് Blank Format സേവ് ചെയ്ത അതേ Locationല്‍ സേവ് ചെയ്യുക. സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഇതിനെ ഡിവിഷന്‍ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സോര്‍ട്ട് ചെയ്യുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും. ഇതിനായി Data -> Sort എന്നതില്‍ Sort Key 1ആയി Divisionനും Sort Key 2 ആയി Gender ഉം Sort Key 3 ആയി Full name ഉം ആയി തിരഞ്ഞെടുത്ത് OK നല്‍കുക
തുറന്ന് വരുന്ന Fields ജാലകത്തിലെ Database എന്ന ടാബിലെ Mailmerge Fields എന്നതില്‍ Add Database file എന്നതിന് നേരെയുള്ള Browse എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്ത് A List Address.ods എന്ന ഫയല്‍ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
ഇതില്‍ Yes എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. താഴെക്കാണുന്ന മാതൃകയില്‍ ജാലകം കിട്ടും . ഇതിലെ Printer എന്നതിന് പകരം File എന്നും അതിന് താഴെ Save as Single Document എന്നുമാക്കുക. താഴെക്കാണിച്ചിരിക്കുന്ന മാതൃക ശ്രദ്ധിക്കുക
ഇതില്‍ OK ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. അപ്പോള്‍ ഫയലിന് പേരും സേവ് ചെയ്യേണ്ട Location നല്‍കുന്നതിനുള്ള ജാലകം ലഭിക്കും ഇത് നല്‍കി Save ചെയ്യുക
Click Here to Download the Blank Document